Distance Leadership Fact Sheet #3: Virtuelle Kommunikation

Virtuelle Kommunikation: Netiquette

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter virtuell führen und möglicherweise über einen langen Zeitraum nicht sehen (können), wird der kontinuierliche Kontakt auch vielfach über E-Mail – also schriftlich erfolgen. Hier macht es Sinn, mit den Mitarbeitern ebenfalls eine „Netiquette“ zu vereinbaren. Das bedeutet: Vereinbaren Sie beispielsweise,

nur kurze Mails zu schreiben und

schnell auf den Punkt kommen oder

unterbinden Sie cc-Massenverteiler.

Virtuelle Kommunikation: Meetingstruktur

Virtuelle Meetings, die eigentlich Entscheidungsunsicherheit vermeiden sollen, können sich in der virtuellen Zusammenarbeit ölfleckartig über den Tag ausbreiten und die Mitarbeiter im Homeoffice regelrecht lähmen. Halten Sie sich, wenn keine kritischen Ereignisse vorliegen, bei der Terminierung an die Regelarbeitszeit.

Tägliche virtuelle Meetings haben am besten immer die gleiche Agenda:

1. Kurzer Smalltalk, um warm zu werden
2. Was hattest Du Dir von letzter Woche zu heute vorgenommen?
3. Was hat geklappt?
4. Was hat noch nicht geklappt?
5. Was nimmst Du Dir für die nächste Woche vor?
6. Was brauchst Du von mir?
7. Regelmäßiges Zeitfenster für technische Fragen, wie die Funktionen der Konferenz-Applikation (Hintergrundbild, Standbild, Gang zur Toilette, Chatfunktion für Fragen, Handheben usw.)

Im Grunde gleicht diese Struktur, den heutigen Stand-Up-Meetings bei Scrum gleicht. Diese Meetings hatten den Vorteil, dass sie stets dem gleichen Ablauf folgen: die Mitarbeiter können sich vorbereiten, die wichtigsten Punkte kamen auf den Tisch. (Wenn von der Meeting-Agenda abgewichen werden muss, sollte die veränderte Agenda, aus dem gleichen Grund, rechtzeitig allen Meetingteilnehmern vorliegen.

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Virtuelle Kommunikation: Spielregeln gelten für alle

Damit Distance Leadership ohne Präsenz vor Ort funktioniert, sind verbindliche Spielregeln unabdingbar. Die wichtigsten Spielregeln sind:

1. Terminieren Sie wöchentliche Zeitslots für jedes Mitglied Ihres Teams (30 bis höchstens 60 Minuten).
2. Die vereinbarte Zeit ist exklusiv für den jeweiligen Mitarbeiter da. In dieser Zeit ist er die wichtigste Person auf der Welt.
3. Störungen von außen werden in dieser Zeit ignoriert.
4. Die Aktivität geht von den Mitarbeitern aus. Die Mitarbeiter sind verantwortlich, sich zur vereinbarten Zeit zu melden.
5. Keiner ruft zu früh an oder verlängert die Gesprächszeit.

Zum einen ist das notwendig wegen der Rücksichtname auf die anderen Mitarbeiter, die schon auf ihren Zeitslot warten, zum anderen aber auch um alle Mitarbeiter an Grenzen zu gewöhnen.

Virtuelle Kommunikation: Mitarbeiter informieren

So wie man in einem Unternehmen oder Büro mal so eben „Hallo“ sagt oder auch mit einem wertschätzenden Blickkontakt dem Mitarbeiter zeigt, dass man ihn wahrgenommen hat, genauso braucht es diese Geste auch im virtuellen Raum. Nicht lange, aber kontinuierlich.

Eine kurze SMS kann als „Lebenszeichen“ dienen: „Schönen guten Morgen“, „Freue mich auf das Meeting mit xy gleich“, „Wie geht es Deiner Erkältung heute?“ oder „Kopf hoch“. Diese Kurznachrichten zeigen Ihrem Mitarbeiter, das Sie an Ihm (ehrlich!) interessiert sind.

Virtuelle Kommunikation: Konfliktkompetenz

Konfliktkompetenzist eine wesentliche Schlüsselkompetenz der heutigen Zusammenarbeit und Führung. Jede eigene Entwicklung beginnt bei der Haltung und der Selbstreflexion. Fühlen Sie sich angegriffen, nicht richtig verstanden oder übergangen, ist die wichtigste Regel: Nehmen Sie es nicht zu persönlich. Worte sind Worte und machen nur etwa sieben Prozent der Kommunikation aus. (Daher sind schriftliche Formulierungen schnell missverständlich.)

Nehmen Sie Ihren Unmut wahr und atmen Sie tief durch, bevor Sie antworten. Sollte es nach dem zweiten E-Mail-Austausch immer noch in Ihnen brodeln, sprechen Sie lieber mit der betreffenden Person.

Hier kann die erste Frage lauten: „Sie haben xy formuliert. Das ist bei mir so und so angekommen, wie war es gemeint?“ Sprich Sie fragen nach, was und wie es der andere gemeint hat. Beim Sprechen am Telefon werden schon weitere 38 Prozent mehr an Kommunikation weitergereicht.

Wenn Sie eine virtuelle Konferenz einberufen, sehen Sie Ihr Gegenüber sogar und können auf bis zu 100 Prozent Kommunikation kommen. (Die verbleibenden 55 Prozent der Kommunikation, die die Körpersprache ausmachen, kommen dazu.)